Calculer les absences pour congés payés peut parfois sembler complexe. Qu'il s'agisse de gérer des jours ouvrables ou d'ouvrir une discussion sur ce qu'implique réellement la période de référence, mieux comprendre cette procédure est essentiel pour toute entreprise et ses employés.
24/11/2025 par Kevin LAQUITAINE
Les congés payés constituent un droit fondamental pour les salariés. En France, l'idée est que chaque employé a le droit de prendre du repos tout en restant rémunéré. Généralement, le chiffre magique qui résonne dans beaucoup d'entreprises est celui de cinq semaines de congés payés annuels. Ce principe toutefois se base principalement sur le modèle standard des 25 jours ouvrés ou 30 jours ouvrables.
La notion de jours ouvrables comprend tous les jours de lundi à samedi, soit six jours par semaine. Par opposition, les jours ouvrés sont ceux pendant lesquels le salarié travaille effectivement, souvent de lundi à vendredi. Pour les entreprises fermées le week-end, cela revient donc à cinq jours par semaine. Tout ce parallèle mérite d'être clarifié dès le début pour éviter tout malentendu lors du calcul des congés payés.
La période de référence est cruciale lorsqu'on parle de calcul d'absence pour congés payés. Il s'agit généralement de la période allant du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours. Pendant cette phase, les employés accumulent leurs droits à congés. C'est durant cette période que l'on évalue le nombre de jours auxquels chaque salarié pourra prétendre.
Cependant, toutes les absences ne comptent pas comme du travail effectif. Pour simplifier, seules certaines heures effectives de travail voient la participation au calcul des congés. Par exemple, les congés maternité ou maladie prolongée peuvent être traités différemment selon la législation ou les conventions collectives applicables. Cela permet d'évaluer combien de jours de congés ont été acquis durant cette période spécifique.
Deux méthodes principales émergent lorsque l'on calcule la rémunération due durant les congés payés : la méthode du maintien de salaire et la fameuse méthode du dixième. Ces deux approches diffèrent tant au niveau de la logique que des résultats, et connaître leur subtilité est clé pour une gestion transparente des salaires. Il est à noter que c'est le montant le plus avantageux qui doit être versé.
Cette méthode consiste simplement à maintenir la rémunération mensuelle habituelle de l'employé lors des congés. Autant dire qu'elle garantit une certaine continuité dans les revenus. Toutefois, il arrive que certains éléments de salaire ne soient pas toujours inclus, tels que les primes exceptionnelles.
L'intérêt principal de cette approche réside dans sa simplicité pour autant qu'on soit cohérent avec des pratiques salariales standards. C'est une méthode favorisant souvent les employeurs soucieux de garder un équilibre budgétaire régulier.
Vous souhaitez une démonstration gratuite de notre outil ?
Une démonstration complète et individuelle de notre outil
Je réserve une démonstrationEssai 14 jours
Aucune carte de crédit demandée
L'alternative ici repose sur le calcul du dixième des salaires bruts perçus durant la période de référence. Autrement dit, on prend 10 % des montants gagnés entre le 1er juin de l'année précédente et le 31 mai courant. Ce montant servira ensuite à déterminer la valeur des congés pris.
Bien sûr, cela peut mener à un résultat différent comparé au maintien de salaire. L'avantage principal ? Elle offre une vue plus circonstanciée des fluctuations éventuelles du revenu tout au long de l'année, surtout pour ceux dont le salaire varie sensiblement mois après mois.
Savoir différencier ces types de méthodes implique également une bonne compréhension de la retenue sur salaire ponctuelle, notamment en lien avec les absences. Chaque absence n'affecte pas de manière égale les droits aux congés, rendant nécessaire un bon suivi administratif.
D'une part, on parle souvent de « jours chômés », ces périodes où l'activité normale est interrompue mais qui n'amènent pas systématiquement à une perte de salaire ou de droits futurs. D'autre part, une absence considérée injustifiée pourrait nécessiter une retenue pour absence, impactant directement le solde de jours accumulés. Ainsi, une gestion proactive reste la meilleure défense pour éviter surprises et contentieux.
Lorsqu'une absence non justifiée est observée, une retenue pour absence doit habituellement entrer en jeu. Cette mesure a pour but d'ajuster la rémunération en fonction des jours non travaillés sans motif légitime. Il est donc primordial pour chaque partie d'avoir une documentation béton en cas de litige potentiel !
Assurez-vous qu'à tout moment vos justificatifs soient bien conservés, que ce soit une simple autorisation écrite, un certificat médical ou encore une convention collective mentionnant explicitement les termes d'absences autorisées ou non. Cet encadrement protège aussi bien le droit des salariés que le bon fonctionnement organisationnel général.
Dans de nombreuses organisations, adapter chacun des procédés expliqués ci-dessus semble crucial pour conserver une transparence favorable au dialogue interne. Que ce soit par la mise en place de processus clairs ou d'une communication efficace, rester en veille active évitera bien des tracas.
Notamment, faire appel régulièrement à un audit externe ou même semi-annuel sert d'arbitre impartial au respect de toutes les procédures. N'oubliez pas de vous assurer que chaque nouvel arrivant comprenne bien comment cette mécanique fonctionne au sein de votre structure prévenant les interrogations concernant leurs droits.
Certaines entreprises choisissent de mettre en œuvre des ajustements déterminés d'un commun accord. Ces ajustements peuvent se matérialiser par des modifications temporaires des jours de repos ou bien une flexibilité accrue sur la prise anticipée de vacances.
S'appuyer sur des outils modernes de gestion permet aussi de centraliser les données pour une lecture immédiate et exhaustive par le service RH et garantir ainsi une équité intransigeante pour tous. Investir dans ces solutions technologiques peut s'avérer particulièrement bénéfique sur le long terme, en favorisant à la fois l'efficacité et l'engagement des collaborateurs.
Adopter une approche préventive en matière de gestion des congés offre de nombreux avantages, tant pour les collaborateurs que pour l'entreprise. Encourager la planification anticipée permet non seulement une répartition plus équilibrée des tâches, mais contribue également à réduire les imprévus et les surcharges de dernière minute, souvent sources de stress et de coûts supplémentaires.
Par ailleurs, instaurer une culture de responsabilisation autour de ce sujet renforce la confiance et la collaboration. Mettre en place un planning collectif structuré en amont favorise une meilleure visibilité pour tous et améliore le bien-être des équipes, un levier essentiel pour fidéliser les talents.