Logiciel gestion des notes de frais 100% SaaS

Économisez vos ressources

Gagnez du temps en fluidifiant le traitement de vos notes de frais et en dématérialisant votre processus. Avec cet outil vos équipes et vous-même optimiserez votre temps de travail.

Notre solution est disponible en ligne (100% SaaS). N’hésitez pas à essayer notre logiciel. Notre version d’essai est valable 14 jours.

Visez le zéro papier

ManaTime vise de manière globale à supprimer le papier en entreprise en digitalisant vos processus RH et administratifs.

Avec notre outil de note de frais vous évitez le gaspillage et préservez l’environnement tout en améliorant la productivité des salariés de votre entreprise.

Découvrez notre logiciel de note de frais

Nos conseillers sont à votre service pour vous faire une démonstration gratuite. Ainsi vous vous aurez un aperçu des fonctionnalités de notre logiciel de notes de frais.

Notre équipe est également disponible pour vous accompagner au lancement de l’outil et au quotidien pour toutes questions.

Facile d'utilisation

Notre logiciel de gestion des frais est l'un des outils les plus simples du marché en matière de dépôts et validation des tickets et frais.

Utilisable depuis un navigateur, ce logiciel est à la fois performant et ergonomique. Il réunit toutes les fonctionnalités essentielles à vos besoins, de la capture de reçus à la génération de rapports détaillés.

Plus besoin de paperasse compliquée, ce module offre une solution simple et efficace pour gérer les dépenses professionnelles, économisant ainsi du temps et de l'énergie pour votre équipe.

Simplifiez la gestion des frais avec ManaTime !

Clé en main

Dans l'optique de rendre l'expérience utilisateur encore plus accessible, notre équipe dédiée prend en charge la configuration des comptes pour chaque client. Cela signifie que dès le départ, vous bénéficiez d'un logiciel prêt à l'emploi, spécialement adapté à vos besoins. Vos types de notes de frais personnalisées, vos fonctions, vos collaborateurs et même votre organigramme sont intégrés en toute simplicité.

Mais ce n'est pas tout. Notre engagement envers la facilité d'utilisation ne s'arrête pas là. En cas de besoin, notre équipe est à votre disposition pour accompagner vos collaborateurs dans l'utilisation du logiciel, et ce, gratuitement. Que ce soit pour répondre à des questions ou fournir des conseils, nous sommes là pour vous soutenir.

Archivage avec valeur probante

Avec ManaTime, les justificatifs de notes de frais sont convertis en PDF scellé électroniquement dès leur validation. Ce processus assure la valeur probante des documents, en garantissant leur intégrité et leur inaltérabilité.

Conformément à la réglementation, ces documents sont archivés de manière sécurisée pendant toute la durée légale de conservation (jusqu’à 10 ans). La signature électronique et l’archivage dans un environnement sécurisé, conforme aux normes, vous assurent que vos justificatifs sont juridiquement recevables en cas de contrôle. Ainsi, vous pouvez avoir l'esprit tranquille en sachant que toutes vos pièces justificatives sont à la fois fiables, sécurisées et conformes aux exigences légales.

Un gain de temps

Les avantages de ManaTime note de frais sont multiples mais le plus important est le gain de temps pour vos collaborateurs et vos managers.

D’une part l’outil dématérialisera vos processus de traitement des notes de frais et fluidifiera leurs traitements.

D’autres part il évitera les erreurs de saisie grâce à notre OCR (reconnaissance des caractères) et donnera une meilleure vue sur l’état des notes de frais et leurs suivis.

La solution est également compatible avec la majorité des logiciels de comptabilité. Un simple export Excel vous permettra de réimporter l’ensemble des données directement en écriture comptable.

Un outil puissant et complet

La reconnaissance des notes de frais est une technologie interne basée sur l’intelligence artificielle.

Elle permet avec un simple document scanné ou prix en photo de reconnaitre l’ensemble des données à savoir le fournisseur, la TVA, le montant HT, le montant TTC et la date. Notre OCR à un taux de reconnaissance proche des 90%.

Notre outil possède également un système d’analyse des dépenses pour mieux optimiser vos charges.

Vous pourrez aussi stocker en ligne et rechercher à tout moment un note de frais par date, par type, par montant ou par collaborateur.

La validation devient une formalité pour vos managers

Fonctionnalités manager:

Validation des notes de frais:

Avec un design soigné, le manager consulte en un clic l’ensemble des notes de frais en cours de validation envoyé par les collaborateurs de son équipe

Le manager peut valider une ou plusieurs notes de frais en une seule fois

Une fois la note de frais acceptée ou refusée le collaborateur est averti par email et les données se mettent à jours instantanément.

Tableau de bord et suivi:

Analyse synthétique de toutes les notes de frais par types et par collaborateurs en valeur et en pourcentage

Information colorée pour une meilleure visibilité

Historique des dépenses avec filtre de recherche

Etat de traitement des note de frais et export en fichier CSV

Le fonctionnement pour vos collaborateurs

Fonctionnalités utilisateur:

1. Dépôt de la note de frais

Prise de photo avec le smartphone ou scan de la note de frais

Reconnaissance automatique des données sur la note de frais

Vérification des données reconnues (90% de taux de reconnaissance)

Possibilité de commenter chaque note de frais

Envoi automatique au manager

Ajout multiple possible (jusqu’à 50 notes de frais)

2. Tableau de bord

Observez instantanément l'état de vos notes de frais

Mise à jour automatique en temps réel

3. Historique des demandes

Accès à l’historique des demandes

Accès aux demandes en cours

Une solution qui s’adapte à vos besoins

Fonctionnalités RH ou administrateur:

1. Ajoutez vos collaborateurs

Ajout simple et rapide d’un ou plusieurs collaborateurs manuellement ou via un fichier Excel

Corrigez les données sur vos collaborateurs

Gestion des mots de passe oubliés

2. Exportez automatiquement vers la comptabilité

Chaque mois vous pouvez exporter toutes les données des notes de frais à votre service comptabilité. Cet export se fait au format CSV et est conforme à votre logiciel de comptabilité (compatible avec plus de 20 solutions).

3. Structurez vos services

Définissez vos managers et vos équipes pour déterminer les utilisateurs « manager » et les utilisateurs « collaborateur ».

4. Définissez les fonctions de vos utilisateurs

Dans votre compte administrateur vous choisirez les fonctions pour chacun de vos employés.

5. Créez vos types de notes de frais

Créez autant de type de note de frais que vous souhaitez. Vous pourrez définir des plafonds par type pour chacun de vos utilisateurs.

Logiciel de note de frais avec archivage à valeur probante

Déjà des millions de notes de frais remboursées