Logiciel RH
Ayez une vue précises sur vos indicateurs essentiels et vos alertes RH


Un logiciel complet pour votre suivi des ressources humaines

ManaTime offre aux Responsables des Ressources Humaines les fonctionnalités nécessaires pour gérer et suivre en temps réel l’évolution de leur structure.

Suivi des ressources humaines


Des indicateurs pertinents


« Si nous ne pouvons pas le mesurer, nous ne pouvons pas l’améliorer. »
Cette célèbre citation de Peter Drucker illustre parfaitement l’intérêt d’indicateurs performants et pertinents.

ManaTime vous propose donc plusieurs indicateurs simples et efficaces qui grâce auxquels vous suivez à chaque instant l’évolution de votre organisation.

Les analyses sur l’effectif

Un des premiers indicateurs utiles à toutes entreprises (ou organisations) est l’effectif total. Grâce à cela, vous suivez mois par mois les arrivées (embauche, début de contrat, stage) et les départs (fin de contrat, licenciement). De cette manière vous anticipez les périodes hautes et basses de votre activité et anticipez les charges de travail les plus importantes.
Dans la version suivante qui sera prochainement disponible, vous aurez en plus accès à des filtres qui vous permettront de consulter l’évolution de l’effectif sur plusieurs années ou bien pour des services de votre entreprise (vente, production, recherche, finance, etc.). Vous verrez également les départs prochains pour ainsi anticiper les recrutements à amorcer si nécessaire ; et inversement les arrivées futures pour anticiper les actions à mener.

Connaitre le taux d’absentéisme

Un autre indicateur vous apportera des informations cruciales sur le fonctionnement de votre organisation, mais surtout les dysfonctionnements ! C’est important de connaître les raisons de l’absentéisme, c’est encore mieux de pouvoir le corriger simplement. Grâce à cet indicateur vous consultez sur un historique de soixante jours les cas d’absence suivants :

Anticiper et corriger

L’objectif est de révéler des tendances qui permettent de corriger les problèmes éventuels.
Par exemple nous remarquons les personnes travaillant dans le service X ont souvent des congés maladies pour des problèmes de dos. Du matériel adapté pourrait corriger le problème et améliorer la productivité de l’entreprise.
Autre exemple : un salarié pose régulièrement des congés sans soldes qui ne seront donc pas rémunérés. Peut-être que le contrat de travail qui lui avait été proposé n’est plus adapté à sa situation actuelle.

Le turnover dans votre entreprise

Le turnover signifie la rotation de l’emploi. Il indique le rythme de renouvellement des effectifs dans l’organisation. Cet indicateur est donc fortement corrélé à celui de l’Effectif. C’est un taux qui indique à quel rythme les personnes arrivent et partent de votre organisation. Pour la stabilité d’un groupe il est important que ce taux reste le plus bas et le plus maîtrisé. Les salariés seront plus rassurés de manière générale ; car les arrivées, mais surtout les départs, amènent toujours à se poser des questions. En cas de stratégie spéciale mise en place, comme un plan de recrutement ou de licenciement il sera beaucoup plus élevé.


Toutes ces informations sont disponibles pour vous aider dans vos prises de décisions quotidiennes. Il appartient à vous seul ensuite de piloter la stratégie RH, épaulé par les bons indicateurs.



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Gérez vos alertes RH


Mieux s’organiser avec des alertes programmées

Il est difficile de se souvenir de toutes les actions à planifier dans la vie professionnelle d’un salarié. Heureusement ManaTime vous aide à vous organiser grâce aux Alertes RH.

Ce qui est particulièrement intéressant avec les alertes est que vous maitrisez les évènements et les échéances qui arrivent pour tous les salariés !
Vous avez la possibilité de programmer les alertes pour être prévenu un jour, trois jours et une semaine à l’avance afin de vous organiser au mieux. De cette manière vous recevrez un email en début de journée vous rappelant les actions à mener.
Se souvenir de la visite médicale d’embauche est obligatoire, mais se souvenir d’un événements importants d’un collaborateur est également important : lui apporter vos félicitations pour la naissance d’un enfant, un mariage récent ou l’achat d’un bien immobilier lui montre l’importance qu’il a dans votre organisation. Ces alertes sont là pour ces raisons.

Créer en toute simplicité

Vous créez vos alertes pour la ou les personnes concernées puis vous choisissez parmi une liste comprenant les différents cas que l’on rencontre en entreprise : fin de la période d’essai, visite médicale, entretien annuel, promotion, renouvellement d’un titre de séjour, etc.
À chaque événement peut être associé document texte ou un commentaire, très pratique pour garder une trace des entretiens annuels par exemple.
Vous avez la liberté d’en créer autant que vous le souhaitez, il n’y a aucune limite de ce type dans ManaTime.

Suivre l’évolution de vos collaborateurs

Toutes ces alertes représentent pour vous l’évolution du salarié dans votre organisation. De l’arrivée au départ, en passant par les entretiens annuels, les formations, promotions, naissances d’enfant et mariage, etc. Toutes ces alertes sont présentées sous forme d’un processus d’évolution. Cela vous permet une visibilité simplifiée pour s’assurer que la carrière d’une personne évolue comme prévue.



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Un annuaire interne pour votre entreprise


Des données à jours

Tenir à jour le fichier des salariés est une tâche obligatoire et ardue dans une entreprise. Il faut s’assurer que les données soient correctes, bien sauvegardées et accessible à plusieurs personnes.
Un fichier partagé ne pas remplir toutes ces conditions, c’est pourquoi ManaTime vous propose une fonctionnalité qui propose un annuaire adapté à la gestion des ressources humaines.

L’un des objectifs de notre outil RH

L’objectif est de pouvoir regrouper toutes les informations qui seront nécessaire durant le cycle de vie professionnelle du salarié. Les informations sont regroupées en deux catégories :

  • Professionnelle qui comprend le service auquel appartient l’utilisateur, son numéro de téléphone direct, son responsable (N1 et N1) et son contrat de travail.
  • Personnelle : numéro de sécurité sociale, coordonnées personnelles, informations liées à la naissance (lieu, date, nationalité(s)), enfants, etc.

Plusieurs niveau accès à l’information

Certaines de ces informations sont disponibles pour tous les salariés dans un annuaire global. Cela vous permet sans aucune action supplémentaire de votre part d’améliorer la communication et l’échange dans la société. Seules les informations qui ne sont pas sensibles ou personnelles sont visibles : le service dans lequel travaille la personne, sa ligne directe et ses coordonnées professionnelles sont visibles. De cette manière, vos collaborateurs se situent parfaitement dans l’organigramme. Ils peuvent contacter leur responsable N+2 (le responsable de leur responsable) si un cas de force majeur l’impose. Et ils comprennent leur position et leur importance dans la structure. Par ailleurs, qui n’a jamais recherché l’adresse email d’un collègue ou vérifié l’orthographe d’un nom de famille.


Du responsable RH au salarié, ces fiches liées à un annuaire vous apportent un confort au quotidien à vous et vos utilisateurs.



Un logiciel pour la gestion électronique des documents (GED)


Un suivi RH de qualité ne peut être complet sans une GED (Gestion électronique des documents). Lorsqu’un salarié vous apporte les documents à son arrivée (carte d’identité, diplômes et certifications, RIB, livret de famille, etc.) vous avez la possibilité de les numériser pour être certain de ne jamais les égarer.



ManaTime est aux normes RGPD

Une solution qui s’adapte

Respectant les nouvelles normes européennes RGPD (Règlement général sur la protection des données), ManaTime vous offre cette solution pratique et efficace pour ne plus avoir à rechercher dans vos archives les documents reçus.
Dans un espace totalement confidentiel, ces documents ne sont accessibles que par les personnes autorisées de votre organisation.
Le salarié lui-même ne pourra consulter ses documents que si vous lui en donnez l’autorisation.
Les données sauvegardées sur ManaTime sont déclarées auprès de la CNIL et nos processus de conservation des données respectent parfaitement les normes RGPD.

Simple et efficace

Avoir une vue d’ensemble

Cette fonctionnalité vous permet d’accéder rapidement à n’importe quel document d’un salarié, tout en archivant de manière durable les documents reçus au format papier. L’interface épurée vous permet de faire des recherches variées :

  • Par salarié, vous en sélectionnez un ou plusieurs et tous les documents les concernant sont affichés
  • Idem pour les types de documents, vous pouvez choisir par exemple toutes les cartes d’identité pour être certain que tous les salariés ont bien donné ce document
  • Plusieurs autres champs sont disponibles pour le filtre et ces filtres sont bien sûr combinables afin d’effectuer des recherches plus précises.

Un logiciel sûr

L’un de nos points forts: la sécurité

Sur une année, les informations hébergées ont une durabilité de 99,999999999% (neuf chiffres après la virgule) ! Cela signifie qu’en moyenne annuellement une perte de 0,000000001% des documents stockés sur ManaTime est possible.
Prenons un exemple plus concret, en stockez 1 000 documents de toutes sortes sur ManaTime, vous pourriez perdre un document en moyenne toutes les 100 000 000 d’années (oui cent millions d’années).



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