Externaliser la paie : avantages et inconvénients
07/05/2019 par Hicham HMICHE
07/05/2019 par Hicham HMICHE
Avant de se pencher plus en détail sur les inconvénients et les avantages à proprement parler, demandons-nous pourquoi externaliser la paie ne peut pas s'imposer universellement à toutes les sociétés. En réalité, il est question de choix et de stratégie. L'externalisation des bulletins de paie génère de nombreux bénéfices tant du côté des prestations proposées que de l'allégement de travail. Mais par ailleurs, elle engendre aussi des coûts pour les entreprises, que ce soit en termes de temps ou d'argent. Avant de prendre une décision, il faut donc connaître les règles qui régissent l'externalisation des bulletins de paie.
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C'est souvent le premier bénéfice auquel une entreprise s'attend lorsqu'elle émet le souhait d'externaliser la paie. En effet, la gestion des bulletins de paie des employés est un exercice relativement chronophage et complexe. Elle demande un personnel dédié à cette problématique en interne et suffisamment bien formé. Souvent, il n'y a pas de collaborateur attitré à cette mission et le service des Ressources Humaines doit donc s'en charger en plus de ses tâches habituelles. Ce n'est pourtant pas une activité simple à réaliser ! En plus de demander beaucoup de temps et de concentration à ceux qui s'en occupent, il exige également une certaine technicité. La gestion des fiches de paie passe en effet souvent par des outils spécialisés, de plus en plus informatisés. Il n'est pas toujours évident d'en maîtriser toutes les fonctionnalités, parfois loin d'être intuitives. Pour toutes ces raisons, externaliser la paie permet donc de gagner du temps. En outre, le processus s'accompagne aussi d'économies d'argent. L'entreprise n'a plus à prévoir un poste de dépenses pour former le personnel ou embaucher des employés qualifiés qui sauront prendre en charge le traitement de fiches de paie. Une économie financière qui concerne aussi l'acquisition et les droits d'accès aux logiciels de gestion du secteur.
Externaliser la paie, c'est aussi pouvoir se détacher des questions réglementaires et juridiques sous-jacentes, souvent source d'incompréhensions et malentendus. Grâce à l'externalisation des bulletins de paie, vous n'avez donc plus à vous préoccuper des éventuelles évolutions de lois et de réglementations. Tout est pris en charge par le sous-traitant. Dans certains cas, vous pouvez même gagner en performance. Le prestataire de services vous garantit un grand professionnalisme, toujours conforme aux lois en vigueur. Ayant pu développer une expertise spécifique dans le milieu, ce spécialiste juridique peut même vous éviter des litiges avec vos employés. Un point fort indéniable !
Le dernier avantage renvoie à l'abandon de logiciels de paie dans votre quotidien professionnel. Ces outils aux interfaces souvent complexes n'auront pu à être gérés par votre propre personnel. En effet, via l'externalisation des bulletins de paie, il est possible de bénéficier d'interfaces plus simples. Généralement, il suffit de saisir vos données afin d'accéder aussitôt à l'ensemble de la documentation dont vous avez besoin. En cas de doute ou de questions, vous pouvez même compter sur un suivi individualisé proposé par un interlocuteur dédié chez le prestataire de services.
L'externalisation des bulletins de paie étant de plus en plus demandée, les sociétés spécialisées sont de plus en plus nombreuses. Et il est parfois difficile de s'y retrouver. Les entreprises souhaitant externaliser la paie pensent souvent que les gains de temps, d'argent et de sérénité sont automatiquement assurés par la démarche. Or, c'est faux ! Si le prestataire est mal choisi, cela peut même être pire qu'avant. Il s'agit donc de bien connaître les capacités d'un sous-traitant et ses références avant de s'engager sur une collaboration. N'hésitez pas à prendre contact avec plusieurs sociétés afin de voir laquelle sera la plus compétente pour gérer la paie de vos employés. Il faut trouver celle qui vous convient le mieux sur le plan tarifaire, mais aussi en termes de solutions proposées et de relations humaines. Autrement dit, les critères à considérer sont vraiment variés ! Externaliser la paie demande au préalable de bien connaître ses besoins. Vous faut-il un interlocuteur disponible à tout moment de la journée ? À l'inverse, voulez-vous plutôt continuer à gérer une grande partie du projet seul via une plateforme dédiée ? Certaines entreprises refusent de s'engager dans une relation de dépendance trop marquée vis-à-vis du sous-traitant. Soyez transparent avec votre prestataire sur vos besoins et vos attentes. Et ce, dès le début !
Venons-en à l'autre principal inconvénient. Externaliser la paie s'accompagne d'un risque réel en perte de compétences et de postes en interne. Comme ce n'est plus vos salariés qui gèrent la mission, vous retrouverez bientôt avec une maîtrise des données et de l'information fortement amoindrie. On ne peut donc pas envisager de déléguer cette activité à un tiers sans accepter de lâcher prise et de se remettre entièrement au sous-traitant. Autrement dit, une confiance à toute épreuve doit être de mise. Plus encore, si avant l'externalisation, vous disposiez d'un salarié dont le contrat était justifié par la seule gestion de la paie, son poste peut se retrouver menacé du jour au lendemain. Avant de foncer vers un prestataire de services, posez-vous donc les bonnes questions. Quels sont les compétences, les qualités et les savoirs que vous voulez impérativement conserver au sein de votre structure ? Il ne faut pas oublier de discuter de thématiques sécuritaires avec la société qui se chargera de gérer vos fiches de paie. Qu'en est-il du niveau de confidentialité assuré et du traitement des données sensibles ?